【新卒/研修中の方必見】上手な質問をするために必要なたったひとつの考え方

ビジネス
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新年度が始まり、4月から新入社員になった方、就職おめでとうございます!

これまでは「言われたことをやっていれば評価された」環境だったと思いますが「言われたことをやるのは当たり前」な世界にようこそ…👿(暗黒微笑

筆者も社会人5年目になりました。ちょっとした節目です。

今回は新しい環境になって分からないことばかりな方向けが最初にぶつかる「質問の仕方」について解説していきたいと思います。

環境によってルールは様々だと思いますが、本質はたったひとつです。

よろしければ最後まで読んで頂ければと思います。

質問には大きく分けて2つの種類がある

まずは「質問って何?」というところから解説します。

分からないことを聞く質問(5W1Hの質問)

よく5W1Hと呼ばれる質問です。

誰が(Who?)、どうして(Why?)、どのように(How?)…あと忘れました\(^o^)/

  • 誰からの依頼ですか?
  • どうしてやるんですか?
  • どうすればいいですか?

質問と聞いてパッ思いつくのはこちらだと思います。

判断を仰ぐ質問(Yes/Noの質問)

Yes/No で回答できるものが判断を仰ぐ質問です。

  • 依頼者はAさんですか?(Yes/No)
  • 目的は〇〇ですか?(Yes/No)
  • この方法で良いですか?(Yes/No)

普段生活をしているとこういった質問もありますよね。

どちらが質問として良いのでしょうか?

Yes/Noで答えられる質問をしよう

結論としてYes/Noで答えられる質問に変換が可能であれば積極的にYes/Noで答えられる質問を使いましょう。

理由は次の章で説明していきます。

判断を仰ぐ質問に変換することのメリット4つ

無意識に問題を解釈・整理している

大きな理由としてはYes/No形式の質問に変換する時に無意識に問題を噛み砕いているためです。

誰からの依頼ですか? → 依頼者はAさんですか?
利用者は誰なのかを把握している。組織内の要望であれば窓口がわかっている。
どうしてやるんですか? → 目的は〇〇ですか?
チームの目的を把握している。それを踏まえて自分なりにタスクの価値を見出している。
どうすればいいですか? → この方法で良いですか?
少なくとも対処方法を1つ考えている。その方法のメリットを理解している。

実は「質問を変換する」というたった1つのことをするだけでも、かなり高度なことを考えていたりするんです。

小さくても問題の全体像を把握して行動しているか行動の質は雲泥の差になります(最悪結果に直結します)

「問題の把握」は言葉では難しいですが、質問を介して把握していくというやり方もあることを覚えておいて欲しいです。

相手の時間を削減できる

もう1つの大きな理由は相手の時間を削減できることです。

英語を勉強していれば体感でわかると思いますが、5W1Hの質問の回答は相手が回答を考える必要がありますが、Yes/Noの質問は2択で済みます。

時間は平等ですが、残念ながら時間の価値は平等ではありません

自分よりも時間単価が高いの人の時間を削って回答を作ってもらうよりも、まず自分で回答の型を作り、それを見てもらう方が組織としてうまい時間の使い方になります。

相手の反応が悪い場合にでも動くことが出来る

具体的には

「来週〇〇を行おうと思っているのですが、どうでしょうか?」

という質問を

「来週に〇〇を行うので、問題があれば今週中にご連絡ください」

という形式に変えることで、回答を待たずにスケジュールは確定してしまう手法です。

スケジュールが厳しい人と仕事をすると「〇〇さんが確認してくれないため仕事できません」という状態になりがちです。

サービスのお知らせでこういうのはよくありますが、仕事でも応用することで、他のスケジュールへの影響を抑えることが出来ます。

重要な内容の場合や新卒でまだ慣れていない場合は、あまりやるべきではないのですが、緊急度低い場合や影響が少ないものに関して確認したい場合は、敢えて締め切りを決めてしまうことで、後で何か言われた時にも「返答しなかったあなたも悪い」という状態を作ることが出来ます。

主体的に動いている質問になるため印象が全然違う

その仕事に直接影響はしないのですが、長期的な目線で言うと、相手を気遣う質問が出来る人は仕事が出来ます。

理由は明確で5W1Hの質問しかしない人はいつまで経っても回答者が必要ですが、Yes/Noの質問ができる人は1人で仕事を行う事が出来るためです。

「この人に仕事を任せても大丈夫」

と思われることが増えれば、自分に降ってくる仕事の質も上がってきます。

何より主体的に動くことは絶対に自分の成長として返ってきます。

相手を思いやる気持ちがあれば大丈夫

ここまで「5W1Hの質問をYes/Noの質問にしよう」という主張をしてきましたが、もちろんすべての質問を変換することは出来ないし、質問を精査する時間が取れないこともあると思います。

だから一番大事にしてほしいのは「相手を思いやる気持ち」です。

「質問の変換」は手段。目的は相手の負担を減らすこと。

「5W1Hの質問に変換すること」は手段であって目的は相手の回答の負担を減らすことにあります。

「何も分からない」でも「変換できない」でも仕方ないし、悪いことではないです。

その代わり相手にどんな情報があったら回答がしやすいか考えてみてください。

筆者はエンジニアなので、プログラムの質問はよく受け付けますが、「今どんなことをしていて」「どんな環境で」「どういったエラーメッセージが出ていて」「どこまで処理は進められているのか」など伝えられることはたくさんあります。

「分からないけど動かない」だけでは答える側もわかりませんし、自分で解決する力が付きません。

必要な情報が揃ってなくてもいいので、今わかる精一杯の情報を質問に載せましょう!

敢えて5W1Hの質問をすることも必要

将来、部下を抱えたり、誰かのメンターについたりすることがあると思います。

そのときは、これまでと同じようにYes/Noで返せる質問にするのは良くないです。

理由は自ら考えて答える力が身につかないからです。

相手への成長を期待する場合は、敢えて5W1Hの質問を行い、自分の考えを引き出させることが大事だと思います。

これもまた同じく相手を思いやることに繋がります。

環境によってルールは様々だと思いますが、本質はたった1つです。

相手の状況や今後を想像し、相手を思いやっていれば、自ずと何歩先も進んだ質問が出るようになるはずです。

最後にメッセージ

これは当初書くつもりはなかったのですが、、、

これから社会人になる皆さん、研修や配属で精神的に削られることがあると思います。

先日、パナソニックの子会社のパワハラで内定者が自殺した事件 がありましたが、会社を選ぶ権利は皆さん全員にあります。

むしろ「その程度のレベルの人間が管理できる会社」の時点であなたの成長は見込めないと思います(担当者も酷いのですが、それを許した会社の管理体制がそもそも問題なのでその人が辞めたところで根本は良くならないと思います)

研修や配属で「どう考えても自分の成長に繋がらない待遇」を受けている場合、無理しないでください(※自分に見えていない弱点を直すための配属になっていることもあるので注意!その時は上長に聞いてみましょう!)

知り合いに新卒研修の2ヶ月で見切りをつけて転職して今大成している人もいます。

普通じゃないことは悪いことではないので、判断が出来なくなる前に自分で自分の身を守ってください。Twitterやってるんで自分で良ければ相談に乗ります。

今回は質問をテーマした記事でしたが、「質問を論理的に返してくれるか」も判断に使えます。パワハラする会社はやることと目的が破綻しているので、歯切れよく回答を返せていなければ「ちょっとまずいな」と判断してもいいと思います。

今まだまだ力不足を感じていても、どんな人もこれからの時間の使い方で急激に伸びる可能性を秘めています。

たった一瞬の使えない人間との交流で、今後の可能性を自分で断つのはもったいないです。

ヤバいと思ったら、どうか自分で命を守る決断をしてほしい。。というのが願いです。

ということで長くなりましたが、以上となります。

読んで頂きありがとうございました!

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